Talousjohtajan näkökulmasta


26.10.2012

Budjetointi + johtaminen = hyötyä liiketoimintaan

Budjettiseuranta, tulosseuranta ja ennustaminen ovat jokaisen yrityksen talousjohtamisen kulmakiviä. Yrityksen kokoluokasta riippuen onnistuneelle talousseurannalle on erilaisia haasteita, joita kannattaa miettiä budjetointiprosessia aloittaessa. Budjetointi on oivallinen tavoiteasetannan väline ja tahtotilan esitystapa –tuon tulemme tekemään ja tuon haluamme saavuttaa. Miten muuten pystymme selkeästi kuvaamaan tahtotilaamme taloudellisin mittarein? Jos ei ole tavoitteita, eikä tahtoa, ei tule saavutuksiakaan. Euroiksi muutettuna asia on helppo ymmärtää.

Budjetointikäytännöt vaihtelevat yrityksissä huomattavasti. Havaintojemme mukaan usein keskitytään liian tarkkaan esim. kiinteisiin kustannuksiin, mutta myynnin ja muuttuvien kustannusten budjetointi on vajavaista. Varsinkin myynnin budjetoiminen markkinatilanne ja oma tilanne huomioon ottaen koetaan usein hankalaksi. Vaikeudet juontuvat on monesti puutteellisesta asiakkaiden ja tuotteiden tai palvelujen segmentoinnista. Tästä johtuen myynnin selkeä tavoiteasetanta on hankalaa. Tämä korostuu varsinkin kasvuyrityksissä, joissa oma ’niche’ on vielä kirkastumatta. Pk-yrityksissä itse budjetoinnin mielekkyys saattaa olla asetettuna kyseenalaiseksi ja budjetin ja sen seurannan prosessit huonosti hallussa.

Pelkkä staattinen vuosibudjetti harvoin palveleekaan liiketoimintaa tehokkaasti. Ennusteiden tekeminen kuitenkin tuntuu hankalalta ja tyydytään siihen, ettei ”pystytä” näkemään tilauskirjaa pidemmälle. Pienissä yrityksissä myös yksinkertaisesti resurssit tehdä seurantaa ja ennusteita ovat rajalliset.

Budjetointi ei vain seuraa, se myös mittaa menestystä. Sama totuus pätee kuitenkin pk-yrityksissäkin, budjetointi on johtamisen työkalu, jota kannattaa hyödyntää. Budjettiseuranta on olennainen osa menestyksen mittaamista. Pystymmekö tekemään sen mitä suunnittelimme ja asetimme tavoitteeksi?

Isoissa yrityksissä ongelmat liittyvät ehkä teknistä osaamista enemmän budjetointiprosessin raskauteen ja aikaa vievyyteen. Rullaavat budjetit vaativat jatkuvaa panostusta. Resurssit talousosastoilla ovat nykyään rajalliset ja tekemistä paljon. Myös eri osastojen näkemysten koordinoiminen voi tuottaa haasteita. Budjetti tulisi kuitenkin laatia huolella ja saada linkitettyä motivoivasti ihmisten henkilökohtaisiin tavoitteisiin. Toisaalta mahdottomat, konserneissa ylhäältä annetut tavoitteet voivat demotivoida suorituksissa, kun taas liian helposti saavutettava tulos ei ole oikeastaan tavoite ollenkaan.

Budjetointi on siis pitkälti johtamiskysymys. Budjetointi tarjoaa täsmälliset tavoitteet suorituksen arvioinnille ja sen seuranta tuottaa aikaisen hälytysjärjestelmän mahdollisille ongelmille. Budjettiseurannasta on lyhyt matka rullaavaan ennustamiseen, jolla yrityksen johdossa pysytään ajan tasalla kehityksestä. Ennustamisen merkitys korostuu, koska muutokset markkinoissa ja kilpailutilanteessa ovat nopeita. Oikean tasoisen ja oleellisen taloussuunnittelun ja seurannan tulisi olla kytkettynä yrityksen tavoiteasetantaan ja palkitsemisjärjestelmiin helpolla ja ymmärrettävällä tavalla.