Talousjohtajan näkökulmasta


01.10.2010

Tilitoimiston valinta tai vaihtaminen - miten edetä?

Suomessa on tuhansia tilitoimistoja. Tunnettuja ja suurimpia nimiä ovat mm. Pretax, Rantalainen, Talenom,  Visma ja Administer; listaa voisi jatkaa pitkäänkin. Kuitenkin kolmen suurimmankin markkinaosuus on yhteensä vain noin 10-15% kokonaisuudesta.

Viime vuosien keskittymisestä ja yhteenliittymistä huolimatta ala on siis varsin pirstaleinen. Osa (n. 780 kpl) on Taloushallintoliiton auktorisoimia, osa ei. Asiakaskokemukset vaihtelevat riippumatta siitä onko tilitoimisto iso tai pieni. Selkeää ykköstä on yleisillä laatumittareilla vaikea löytää. Korissa on myös oikeasti mätiä omenoita. Miten siis valita oikea kumppani omalle yritykselle? Alla viisi sääntöä tilitoimiston valintaa helpottamaan.

Sääntö 1: Tunne liiketoimintasi vaatimukset
Tärkeintä valinnassa on ensinnäkin tuntea oma liiketoimintansa ja sen vaatimukset laskentatoimelle, taloushallinnolle ja kirjanpidolle. Tämä heijastuu myös tilitoimistovalintaan (ei pelkästään omiin ohjelmistoihin). Valmistava toiminta ja palveluliiketoiminta asettavat omat ja aivan erilaiset erityistarpeensa asioiden rekisteröinnille ja seurannalle. Osa tilitoimistoista on lisäksi erikoistunut tietyn tyyppisiin yrityksiin.

Sääntö 2: Varmista tilitoimiston osaaminen ja palvelukyky
Tilitoimiston valinnassa muita tärkeitä pohdittavia asioita on palvelutarjonta ja palveluhalukkuus. Asiakkaalle on myös löydyttävä aikaa. Tämä käy käsi kädessä laadun kanssa. Itsestään selvää on, että kirjanpitäjän pitää olla ammattitaitoinen mutta myös välineiden ja toimintatapojen tulee olla ajanmukaisia. Alalla on tapahtunut huima tekninen muutos, sähköinen taloushallinto on lyönyt itsensä nopeasti läpi. Pienimmänkin yrityksen kannattaa olla vähintäänkin varautunut toimimaan sähköisessä ympäristössä, esim. osa isoista yrityksistä ei edes huoli muuta kuin sähköisiä laskuja. Hyvätkään järjestelmät tai moderneimmatkaan ratkaisut eivät kuitenkaan korvaa sitä, jos asiakas on tilitoimistolle vain ’pisara meressä’ asenteella palveltava b-luokan asiakas, johon ei olla yhteydessä tai jonka asioihin ei oikeasti paneuduta.

Sääntö 3: Mieti mitä palveluita tilitoimistolta haluat ostaa
Tärkeää on myös rajanveto, mitä ulkoistaa ja mitä tehdä itse? Periaatteessa kaikki toiminnot voi ulkoistaa mutta kaikkea ei kannata. Hyvä esimerkki tästä on asiakaslaskutus, jonka laatiminen usein on tarkoituksenmukaista hoitaa itse. Laskun toimitus asiakkaalle onkin sitten eri juttu; sähköiset ratkaisut tarjoavat tähän helpotusta ja kokonaan sähköisen laskutuksen hoitamisesta kannattaa jutella tilitoimiston kanssa. Rajanvetoa on harkittava myös perinnän rutiineissa. On myös asioita, joita voi tai hyvinkin osaa tehdä itse mutta ei kerta kaikkiaan kannata jättää itselleen. Näitä ovat esim. arvonlisäveroon ja työnantajamaksuihin liittyvät tilitykset. Ammattilainen hoitaa ne varmasti tehokkaammin. Rajanvetoja pohdittaessa on syytä tuntea omat prosessinsa kunnolla.

Sääntö 4: Maksa laadusta, osaamisesta ja ymmärryksestä
Hintakysymykset ovat myös merkityksellisiä, joskin hyvästä laadusta ja hyvästä palvelusta kannattaa maksaa, sillä väärien valintojen ja virheiden korjaaminen se vasta kallista onkin! Tarjouksia voi kuitenkin olla vaikea vertailla, koska hinnoittelu on eri toimistoilla eri perusteista. Toiset veloittavat ajasta, toiset vienneistä ja useimmat näiden yhdistelmistä. Kilpailutus siis vaatii myös omaa osaamista ja ymmärrystä.

Sääntö 5: Varmista sujuva toimivuus, luota asiantuntijan apuun
Kun tilitoimisto on valittu ja yhteistyö alkaa, on asiakasyrityksessä hyvä olla selvillä myös kuka vastaa yhteydenpidosta ja tilitoimiston työn valvonnasta ja ohjauksesta yrityksen sisällä. Hyväkään kirjanpitäjä ei ole meedio, joka aina etänä omasta konttoristaan tietää mihin mikäkin asia liittyy ja virheitä tulee parhaimmillekin. Yhteydenpito on parempi toimia proaktiiviselta pohjalta.

Joskus nykyisen tilitoimiston vaihtaminen nousee ajankohtaiseksi. Joko palveluun ollaan tyytymättömiä tai toimiston palvelurakenne ei tue enää asiakkaan tarpeita. Vaihtamisprosessi on kuitenkin ainakin pienyritykselle raskas ja siitä seuraa monesti odottamattoman paljon työtä, jotta taloushallinto saadaan taas pyörimään moitteetta. Joskus perusteltukin vaihto jää tekemättä, jos yrityksen johdolla ei ole kokemusta ja varmuutta prosessin läpiviemiseen; tällöin tyydytään palveluun joka ei vastaa odotuksia ja josta ei saada kaikkea apua irti yrityksen johtamiseen.

Tilitoimiston valinta ja vaihtaminen ovat tilanteita, joissa yrityksen kannattaa käyttää kokenutta talousjohdon osaajaa apuna. Omat tarpeet on tiedettävä tai kartoitettava kunnolla ja palveluntarjoajiin tutustuttava huolella ja kilpailutettava. Näin varmistetaan valinnan onnistuminen ja voidaan itse keskittyä olennaiseen, tuloksen tekemiseen.

Kysy lisää
Sampo Salmi  0400 111 111